Hoe voorkom je dat jouw e-mail als spam gemarkeerd wordt? Configureer eenmalig jouw DMARC, DKIM en SPF.
E-mailcommunicatie is nog steeds onmisbaar voor bedrijven, het is dé manier bij uitstek om (zonder mediabudget te betalen) bij jouw doelgroep in zijn of haar broekzak te belanden. De kortste weg om de aandacht van jouw beslissingsnemers te capteren, maar wat als jouw mails steeds in de spamfolder belanden? Of erger nog dat jouw e-mailcampagnes in de spamfolder van je klanten terechtkomen. Dit kan je reputatie schaden en heeft een negatieve impact op je bereik. Gelukkig zijn er een aantal heel simpele manieren om dit te voorkomen door je e-mailconfiguratie te professionaliseren met DMARC, DKIM, en SPF. In dit artikel duiken we diep in wat deze termen betekenen en hoe je ze kunt instellen om de leverbaarheid van je e-mails te verbeteren.
1. SPF (Sender Policy Framework)
SPF helpt bij het vaststellen welke IP-adressen geautoriseerd zijn om namens jouw domein e-mails te verzenden. Wanneer een e-mail wordt ontvangen, kan de ontvanger verifiëren of de e-mail daadwerkelijk afkomstig is van een geautoriseerde server. Dit is vergelijkbaar met het hebben van een werknemerslijst die bevestigt wie voor een organisatie werkt. Het instellen van een SPF-record voor je domein is een eerste cruciale stap om te voorkomen dat jouw e-mails als spam worden gemarkeerd en een bevestiging voor de ontvangende server dat deze e-mail effectief door jou verstuurd werd.
2. DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM voegt een digitale handtekening toe aan uitgaande e-mails, waardoor de ontvangende server de authenticiteit van de e-mail kan verifiëren. Deze handtekening wordt op DNS-niveau geconfigureerd, vergelijkbaar met het ondertekenen van een cheque om de identiteit van de schrijver te bevestigen. Door het gebruik van DKIM kunnen ontvangers verzekerd zijn van de echtheid van jouw e-mails en verminder je de kans dat jouw berichten als spam worden beschouwd.
3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance)
DMARC kan worden gezien als het beleid dat bepaalt wat er moet gebeuren met e-mails die niet voldoen aan de SPF- en DKIM-controles. Het stelt de eigenaar van een domein in staat instructies te geven over hoe ontvangende mailservers moeten omgaan met e-mails die deze checks niet passeren. DMARC helpt dus bij het automatiseren van de reactie op e-mails die mogelijkerwijs niet legitiem zijn, wat bijdraagt aan een betere beveiliging tegen spam en phishing.
Het correct instellen van SPF, DKIM, en DMARC records in de DNS-instellingen van je domein is enorm belangrijk. Onjuiste configuratie kan ertoe leiden dat legitieme e-mails als spam worden gemarkeerd of, erger nog dat spammers jouw domein kunnen impersoneren. Even valideren of jouw SPF, DKIM en DMARC correct ingesteld zijn kan je makkelijk via https://mxtoolbox.com/emailhealth, een onafhankelijke toolbox die jouw configuratie test en onmiddellijk aangeeft wat er verbeterd kan worden!
Naast het instellen van deze zaken op DNS-niveau zijn er nog een aantal zaken die je helpen te voorkomen dat jouw e-mail als spam gezien wordt::
- Een duidelijke uitschrijflink voorzien: Zorg ervoor dat deze link gemakkelijk te vinden is in al je communicatie (bij voorkeur onderaan je e-mail).
- Gebruik een betrouwbaar e-mailadres: E-mails vanaf je eigen domeinnaam komen betrouwbaarder over.
- Bulkmailings correct versturen: Maak gebruik van gespecialiseerde diensten die ondersteuning bieden voor DMARC en DKIM en ga niet aan de slag door allemaal mensen in bcc te plaatsen.
- Online reputatie beheren: Controleer regelmatig de reputatie van je domeinnaam en IP-adres.
Door deze stappen te volgen en je SPF, DKIM, en DMARC correct in te stellen, zorg je ervoor dat jouw e-mails hun doel bereiken en niet onterecht als spam worden afgewezen. Dit is niet alleen cruciaal voor de betrouwbaarheid en professionaliteit van je bedrijfscommunicatie, maar het beschermt ook je domein tegen misbruik. Je configuratie niet sluitend? Vragen of hulp nodig? Laat het ons zeker weten!
