De korte versie
Een werkende HubSpot-basis staat er doorgaans binnen enkele weken: formulieren, pijplijn en automatische opvolging. De licentie betaal je rechtstreeks aan HubSpot en hangt af van de onderdelen die je kiest en het aantal contacten. Onze begeleiding loopt mee in een maandelijkse samenwerking vanaf 1.500 euro per maand, samen met de andere disciplines die je inschakelt.
Dat is het eerlijke antwoord in drie zinnen. De rest van dit artikel legt uit waar die weken en die euro’s naartoe gaan, en wanneer je er beter niet aan begint.
Wat kost HubSpot zelf?
De licentie staat los van de implementatie. HubSpot rekent per onderdeel (marketing, verkoop, service) en per aantal contacten, en de prijzen wijzigen geregeld. Daarom noemen we hier bewust geen bedragen die volgende maand verouderd zijn: de actuele prijzen staan op de website van HubSpot.
Wat we wel uit ervaring kunnen zeggen: de gratis versie volstaat vaker dan mensen denken om te starten. Contacten beheren, deals opvolgen, formulieren koppelen en e-mails versturen kan allemaal zonder betaalde licentie. Betalen doe je pas wanneer je automatisering, rapportage op maat of meerdere pijplijnen nodig hebt. Wie ons vraagt welke licentie hij moet nemen, krijgt meestal het advies om kleiner te starten dan hij van plan was.
Wat kost de implementatie?
Bij ons loopt HubSpot mee in een maandelijkse samenwerking vanaf 1.500 euro per maand, waarin ook de andere disciplines zitten die je inschakelt. Een eenmalige implementatie zonder verdere samenwerking doen we zelden, en dat is een bewuste keuze: een CRM dat na de oplevering niemand meer bijstuurt, valt binnen het jaar stil. Nieuwe campagnes moeten erin, opvolging moet bijgestuurd, en wat niemand gebruikt moet eruit.
Wij hebben er geen belang bij dat je een zwaardere licentie neemt. Wij verkopen geen HubSpot, we zorgen dat het gebruikt wordt.
Hoe lang duurt een implementatie?
Een werkende basis staat doorgaans binnen enkele weken:
- Week 1: de vragen. Waar komen je beste klanten vandaan, hoeveel aanvragen worden er klant, welke campagne leverde omzet op? Die vragen bepalen wat we inrichten. Wat je niet gaat gebruiken, zetten we niet op.
- Week 2 en 3: de inrichting. Pijplijnen, eigenschappen, gebruikers en rechten, ingericht op hoe jouw verkoop werkt. Je website wordt gekoppeld, zodat elk formulier binnenkomt met de bron, de pagina en de aanleiding erbij.
- Week 3 en 4: de opvolging. Bevestigingsmails, opvolgreeksen en seintjes naar je verkoper. Ze stoppen zodra iemand klant is.
Daarna blijft het bewegen: elke nieuwe campagne en elke wijziging aan je verkoopproces vraagt een aanpassing. Dat is geen gebrek van de implementatie, dat is hoe een levend systeem hoort te werken.
De koppeling met je website is het echte werk
De inrichting van HubSpot zelf is het kleinste deel. Het verschil wordt gemaakt in de koppeling: elk formulier op je site dat doorstuurt met herkomst en aanleiding erbij. Dan zie je niet alleen dat er dertig aanvragen binnenkwamen, maar uit welk kanaal de vier kwamen die klant werden.
Op onze eigen website werkt het precies zo: elk formulier komt in HubSpot binnen met de reden waarom iemand contact opneemt. Zo weet je verkoop waarover het gesprek gaat voor het begonnen is.
Wanneer je er beter niet aan begint
We zijn officieel HubSpot Solutions Partner en we raden het geregeld af. In twee situaties loont het niet:
Je zoekt vooral een goedkoop mailprogramma. Dan is HubSpot te zwaar en te duur, en zeggen we je welk alternatief volstaat.
Niemand in je bedrijf wil het bijhouden. Een CRM dat niet ingevuld wordt, geeft je slechtere cijfers dan geen CRM, want je gaat er wel op sturen.
Het loont wel zodra meerdere mensen met dezelfde contacten werken en je verkooptraject weken tot maanden duurt. Hoe langer dat traject, hoe meer je verliest zonder opvolging.
Al HubSpot, maar het wordt amper gebruikt?
Dat is het vaakste vertrekpunt, vaker dan een lege start. We beginnen dan met een doorlichting: welke eigenschappen worden echt ingevuld, welke workflows lopen nog, waar zitten dubbele contacten. Wat niemand gebruikt, gooien we eruit. Daarna bouwen we opnieuw op vanuit je verkoopproces, en dat gaat sneller dan een nieuwe start omdat de data er al staat.
Waar je op let bij een implementatiepartner
Drie vragen die je elke kandidaat zou moeten stellen:
- Wat zetten jullie niet op, en waarom? Wie alles inricht wat het platform kan, bouwt een systeem dat niemand invult.
- Hoe wordt mijn website gekoppeld, en wat komt er per aanvraag mee? Zonder herkomst per contact meet je alleen aantallen.
- Wat gebeurt er na de oplevering? Een implementatie zonder vervolg verwatert binnen het jaar.
Wil je weten hoe wij dat aanpakken, kijk dan op onze pagina over HubSpot Solutions Partner, of lees hoe we opvolging na elke aanvraag opzetten. Twijfel je of HubSpot bij jouw bedrijf past, dan is dat precies de vraag die we in een eerste gesprek beantwoorden. Soms is het antwoord nee, en dan zeggen we dat ook.
Verder met dit onderwerp
